Konferencje prasowe coraz droższe. Klienci i tak chcą je organizować

Etap pandemii mamy już niemal za sobą. Rząd w ostatnich tygodniach znosił kolejne obostrzenia, na czele z obowiązkiem zakładania maseczek w przestrzeniach zamkniętych czy komunikacji miejskiej. W połowie maja najprawdopodobniej ma zostać zniesiony stan epidemii. To wpływa na powrót do stacjonarnych spotkań, targów, konferencje, gal czy kongresów.

W dobie pandemii koronawirusa konferencje prasowe niemal całkowicie przeniosły się do sfery online. Czy klienci w obecnej sytuacji wrócą do organizowana ich stacjonarnie?

Zobacz: Dwa razy większy dług branży targów, spotkań i konferencji niż przed pandemią

Konferencje prasowe na żywo - jak przed pandemią  

Jak wynika z rozmów portalu Wirtualnemediapl z przedstawicielami i przedstawicielkami agencji public relations, firmy chętni wracają do organizacji stacjonarnych konferencji prasowych.

- Od II kwartału 2022 widać większy ruch i zainteresowanie głównie dużymi eventami, tematycznymi konferencjami na żywo, w mniejszym stopniu konferencjami prasowymi. Jest to związane głównie z przesunięciem, z powodu pandemii, wielu wydarzeń na ten rok, ale także ze zniesieniem restrykcji covidowych. Odbicie rynku widać szczególnie podczas rezerwacji sal w hotelach czy innych obiektach, gdzie brakuje wolnych terminów. Z jednej strony obserwujemy więc, że rynek ten odbija, a z drugiej strony klienci stopniowo otwierają się na powrót do organizacji spotkań z mediami na żywo - opowiada Beata Cioczek, senior manager z agencji Clue PR. Specjalistka zaznacz jednak, że klienci wracają do organizacji spotkań z mediami, to zainteresowanie tego typu usługami jest zdecydowanie mniejsze niż przed pandemią.

Podobnie uważa Iwona Michalczyk, dyrektor zarządzająca Garden of Words. W rozmowie z Wirtualnemedia.pl wskazuje, że klienci, decydując się na organizację spotkań na żywo, decydują się np. na zaproszenie mniejszej liczby gości niż bywało to przed pandemią.

- Zauważamy, że eventy, które są organizowane w tej chwili, odbywają się na mniejszą skalę niż ponad 2 lata temu i nadal obejmują wiele nawyków wyrobionych w czasie pandemii, które pozwalają gościom czuć się na nich bezpiecznie, takich jak np. możliwość zachowania bezpiecznej odległości - mówi nam Iwona Michalczyk.

Zobacz: Resort zdrowia: koniec codziennych raportów covidowych

Z kolei z obserwacji Karoliny Borkowskiej - Bylickiej, wiceprezes agencji Public Dialog, wynika, że klienci równie chętnie jak przed pandemią chcą spotkań na żywo z dziennikarzami.

- Po zniesieniu restrykcji związanych z Covid-19 jest bardzo duże zainteresowanie naszych klientów do organizacji spotkań „na żywo” i stacjonarnych konferencji prasowych. Śmiało mogę powiedzieć, że ta chęć jest już na takim samym poziomie, jak przed pandemią. Sami z resztą gorąco zachęcamy klientów właśnie do takiej formy spotkań. Budowanie relacji z odbiorcami „ekran w ekran” jest dla człowieka po prostu nienaturalne. Co nie oznacza, że spotkania online nie spełniają swojej roli przekazania informacji - mówi portalowi Wirtualnemedia.pl Karolina Borkowska - Bylicka.

Zdaniem naszej rozmówczyni, organizatorzy konferencji prasowych utrzymają wprowadzone w pandemii opcje wzięcia udziału w wydarzeniach online.

- To ciekawy trend, który z pewnością uatrakcyjnił także ofertę branży kongresowej oraz dał możliwość dostępu do wiedzy większej liczbie odbiorców - uważa Karolina Borkowska – Bylicka, wiceprezes Public Dialog.

Zobacz: Agora: Wpływ wojny na rynek reklamowy nie będzie istotny

Media zmęczone "onlajnem"?  

Czy konferencja prasowe w formule stacjonarnej wrócą  już na stałe do portfolio usług zamawianych w agencjach PR? Zdaniem Pawła Tamioły z Havas PR Warsaw, wiele zależeć będzie od sytuacji pandemicznej na jesieni. Wydaje się jednak, że na razie wiele osób w branży - zarówno po stronie klienta, agencji i samych mediów - zwyczajnie potrzebuje spotkań z innymi ludźmi "w realu".

- Jeżeli jednak nie będą na nas czekać kolejne fale zachorowań i lockdownów, wydaje się, że klienci postawią na możliwość spotkań bezpośrednich, a przynajmniej na ich hybrydową formę. Może nie przy każdej możliwej okazji, jak to bywało przed pandemią, ale te ważniejsze eventy z ich kalendarza będą odbywać się w naszej opinii stacjonarnie. Media i influencerzy są już po prostu zmęczeni formułą spotkań online i siedzeniem w domu, więc okazja do spotkania się face to face jest dla nich bardziej interesująca - ocenia Paweł Tamioła.

- Największą wartością dodaną do spotkań w formie stacjonarnej jest budowanie relacji – bardzo trudno je wypracowywać zdalnie - uważa Iwona Michalczyk.

Beata Cioczek z Clue PR dodaje: Tradycyjne konferencje nadal więc będą się odbywać ze względu na interakcje, rozmowy przy kawie i możliwość nawiązania kontaktów. Tego doświadczenia technologia nigdy w pełni nie zastąpi.  

Magdalena Skarżyńska, VP monday comms, wskazuje, że po pandemii w branży nie ma już miejsca na "spotkania prasowe, których wartość była dyskusyjna".

-  Prawdopodobnie nigdy nie wrócimy do liczby konferencji stacjonarnych sprzed pandemii (kiedy planując datę trzeba było robić research planowanych eventów i szukać wolnych okienek). Nie zmienia to jednak faktu, że wszystkim nam brakuje spotkań w realu – konferencji, premier produktowych, wyjazdów studyjnych czy spotkań świątecznych - mówi nam Skarżyńska.

Ekspertka cytuje też badania  InsightOut Lab, wedle których ponad 77 proc. dziennikarzy tęskni za stacjonarnymi spotkaniami, a 59 proc. woli uczestniczyć w tradycyjnych konferencjach.

- Klienci będą więc powoli wracać do tej formuły, ale z pewnością nie będzie to lawinowy wzrost - raczej kilkanaście procent. Oczywiście pod warunkiem, że nie pojawią się kolejne nieprzewidziane okoliczności - komentuje Magdalena Skarżyńska.

Zobacz: Wirtualna Polska widzi odbicie na rynku reklamy po załamaniu wywołanym wojną

Inflacja podbija koszty organizacji konferencji prasowych

Wszyscy nasi rozmówcy wskazują, że po pandemii mocno wzrosły koszty organizacji spotkań, nie tylko z dziennikarzami, ale i pozostałych eventów stacjonarnych - gal, kongresów, targów czy konferencji branżowych.

- Porównując koszty eventów sprzed pandemii obserwujemy duże wzrosty, średnio o ok. 40 proc. Największą część stanowią tu koszty logistyki, wynajmu przestrzeni eventowej, hoteli, cateringu. Wzrost cen będzie miał wpływ na ograniczoną liczbę konferencji i eventów. I tu, obserwując sytuację gospodarczą, trudno być optymistą - analizuje Magdalena Skarżyńska, VP monday comms.

Karolina Borkowska – Bylicka rosnące koszty wiąże z inflacją, a co za tym idzie, cenami towarów, usług i wynagrodzeń.  -  Obecnie obserwujemy generalny wzrost cen, a co za tym idzie także organizacji spotkań – i myślę tu nie tylko o wynajmie powierzchni, cateringu, ale także usługi jako takiej. W naszej agencji jest to wzrost na poziomie 12-15 proc. - wskazuje ekspertka Public Dialog.

Zobacz: Inflacja wzrosła do 12,3 proc., jest najwyższa od 24 lat

Paweł Tamioła, senior consultant w Havas PR Warsaw, w komentarzu dla Wirtualnemedia.pl zwraca uwagę, że oprócz inflacji koszty konferencja podnosi także hybrydowa formuła spotkań.

- Jeśli klient dopuszcza możliwość spotkania hybrydowego, to trzeba zapewnić streaming, moderację czatu, itp. co już samo w sobie wpływa na koszty. Nie bez znaczenia jest też galopująca inflacja – jej koszty ponosimy wszyscy, dlatego więcej zapłacimy za miejsca wynajmujące przestrzeń na konferencje, catering, agencje eventowe, czy operatorów streamingu. Trudno w obecnej sytuacji spodziewać się obniżenia kosztów. Spotkania całkowicie zdalne są oczywiście tańsze w realizacji, ale również drożeją – klienci nawet na spotkaniu zdalnym cenią sobie profesjonalne podejście więc takie spotkania streamujemy zazwyczaj ze studia, z odpowiednią oprawą graficzną i pewnością dobrej obsługi technicznej - opisuje ekspert z Havas PR Warsaw.