Od łączności do wydajności

Cisco Systems, czołowy dostawca rozwiązań do sieci i Internetu, poinformował o wynikach badań wpływu aplikacji internetowych i technologii sieciowych oraz procesów gospodarczych i zachowań organizacyjnych na wydajność pracy sektora publicznego.

Badania, których sponsorem była firma Cisco Systems przeprowadziła Momentum Research Group należąca do firmy konsultingowej Incepta Marketing Intelligence z siedzibą w Wielkiej Brytanii. Podstawowym wynikiem badań jest spostrzeżenie, że wdrożenie wszystkich najlepszych procesów zidentyfikowane w ramach Net Impact 2004 przynosiło średnio 3-7 krotnie wyższy przyrost wydajności pracy w stosunku do organizacji nie wykorzystujących tych procesów.

Badaniami objęto przedstawicieli urzędów szczebla niższego (lokalnego), średniego (regionalnego) oraz krajowego, które już korzystają z rozwiązań sieciowych i Internetu – w raporcie Net Impact 2004 nazwano je organizacjami podłączonymi. Wyniki programu Net Impact 2004 wyróżniają czynniki o istotnym znaczeniu dla rozwoju i usprawnienia pracy sektora publicznego oraz ustalają pożądaną kolejność działań dla uzyskania poprawy wydajności pracy.

Jednym z celów badań Net Impact 2004 było rozpoznanie czynników mających decydujący wpływ na wykorzystanie usług elektronicznych do zwiększenia wydajności pracy w sektorze publicznym. Okazało się, że trzy najważniejsze, to: jasna komunikacja, koncentracja na usługach elektronicznych dla obywateli i przedsiębiorstw oraz rozpowszechnienie aplikacji do pracy zespołowej.

Jasne i sukcesywne komunikowanie celów działań w całej strukturze organizacji pozwala na zmniejszenie oporu przed wprowadzeniem istotnych zmian, ułatwia zmianę zachowań urzędników i pozwala rozwiać nękające ich wątpliwości. Ten  ważny dla wzrostu wydajności pracy administracji czynnik praktycznie nie pociąga za sobą dodatkowych kosztów. Co ciekawe, przeprowadzone badania wykazały, że w Posce aż 66% badanych organizacji deklaruje stosowanie tej zasady, podczas gdy średnia europejska wyniosła tylko 44%.

Koncentracja na świadczeniu usług dla obywateli i przedsiębiorstw drogą elektroniczną jest dla sektora publicznego równie ważna jak koncentrowanie się na podmiotach gospodarczych – a znacznie ważniejsza, niż koncentrowanie się na sprawach wewnątrz urzędu. I tym razem badane urzędy z Polski wypadły dobrze:  aż 61 % badanych organizacji sektora publicznego w swoich działaniach skupia się właśnie na usługach zewnętrznych, wyprzedzając objęte badaniem urzędy z innych krajów europejskich.

Trzeci istotny czynnik, to rozpowszechnienie aplikacji pracy zespołowej i szkolenia elektroniczne, które pozwalają na najlepsze dostosowanie do potrzeb oraz możliwości pracownika.  To sposób na szybkie i dobre przeszkolenie kadr administracyjnych i osiągnięcie wyższego wskaźnika ukończenia kursów.

Decydujący wpływ na efekty wdrażania rozwiązań e-urzędu ma właściwe ustawienie w czasie wszystkich działań zmierzających do poprawy funkcjonowania administracji.  Tylko wcześniejsza optymalizacja procesów pozwala bowiem w pełni wykorzystać możliwości nowych technologii do poprawy wydajności pracy i obniżenia kosztów działania sfery budżetowej. Organizacje, które zachowały właściwą kolejność procesów uzyskały w efekcie obniżenie kosztów o 20-30%. Inne, nie stosujące się do tej zasady, uzyskały obniżenie kosztów aż o połowę gorsze. Pod tym względem wyniki NetImpact 2004 stawiają badane organizacje w Polsce powyżej średniej europejskiej – w 75% przypadków optymalizacja procesów wyprzedziła wdrożenie nowych technologii. Średnia dla innych przebadanych krajów europejskich wyniosła tu 68%.

Z przeprowadzonych badań wynika, że Polska znajduje się na etapie tworzenia fundamentów przyszłej e-administracji. Zarazem jednak aż połowa przyrostu szybkości i sprawności działania organizacji sektora publicznego osiągana jest podczas tej właśnie fazy rozwoju. Na tym etapie działania są skierowane przede wszystkim na automatyzację powtarzalnych czynności oraz tworzenie cyfrowych wersji dokumentów, formularzy i innych informacji państwowych. Uczestniczący w badaniu Net Impact 2004 decydenci z polskiego sektora publicznego uznali, że podstawowym czynnikiem hamującym rozwój systemów elektronicznego urzędu jest brak połączeń z podmiotami zewnętrznymi - w Polsce nadal wiele gospodarstw domowych i wielu pracowników firm nie korzysta z Internetu i komputera. Drugim pod względem ważności czynnikiem są ograniczenia budżetowe.

„Wiele urzędów w Polsce już posiada znaczący potencjał, który można wykorzystać do zwiększenia wydajności pracy. Nasze organizacje sektora publicznego stosują wiele procesów, które w istotny sposób wpływają na poprawę wydajności.” – podsumował Dariusz Chwiejczak, dyrektor generalny Cisco Systems Poland. „Bariery ograniczające rozwój e-administracji w Polsce wynikają przede wszystkim z niedorozwoju infrastruktury umożliwiającej urzędom łączność z podmiotami zewnętrznymi – obywatelami, firmami i innymi urzędami. Usunięcie barier infrastrukturalnych pozwoli uruchomić znaczny potencjał drzemiący w polskiej administracji, usprawnić jej działania i wielokrotnie poprawić efektywność”.

Net Impact 2004 „Od łączności do wydajności”, to międzynarodowy program badawczy, którego celem jest identyfikacja  technologii i zachowań organizacji w znaczący sposób przyczyniających się do przyspieszenia wzrostu wydajności pracy w sektorze publicznym. Badaniami przeprowadzonymi w ośmiu krajach europejskich: Francji, Hiszpanii, Holandii, Niemczech, Polsce, Szwecji, Wielkiej Brytanii i Włoszech objęto 1400 decydentów z urzędów, które już korzystają z rozwiązań sieciowych i Internetu – w raporcie nazwano je organizacjami podłączonymi.

NetImpact 2004 jest już czwartym projektem badawczym analizującym wpływ nowych technologii i Internetu na funkcjonowanie organizacji. Dwa pierwsze badania, którymi objęto  Francję, Niemcy, Wielką Brytanię, Włochy oraz  Kanadę i Stany Zjednoczone poświęcono makroekonomicznym skutkom wykorzystania technologii informacyjnych i łączności. Trzecie studium miało za zadanie wskazanie technologii i procesów organizacyjnych przyczyniających się do poprawy wydajności jakości obsługi klientów.