Kontrola dostępu do danych z PESEL

Dostęp do danych osób fizycznych, zawartych w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, posiadają m.in.: organy administracji publicznej, sądy i prokuratura, służby mundurowe (Policja, Straż Graniczna, straże gminne itp.), organy kontroli skarbowej, jak również inne podmioty, które wykażą interes prawny lub faktyczny w ich uzyskaniu. Na ich pisemny wniosek dane z PESEL udostępnia minister spraw wewnętrznych i administracji. Ma on jednak prawo do kontroli sposobu korzystania z takich danych.

Kto dokonuje kontroli?

Kontrolę przeprowadza specjalny zespół kontrolny, złożony z co najmniej dwóch wyznaczonych przez ministra pracowników jego urzędu. Zawsze należy wskazać kierownika takiego zespołu kontrolnego. Kontrola odbywa się w siedzibie kontrolowanej jednostki oraz w innych miejscach wykonywania jej zadań – w dniach roboczych i w godzinach pracy. Jednak w pewnych okolicznościach (gdy wymaga tego dobro kontroli) można ją przeprowadzić również w dniach wolnych od pracy lub poza godzinami pracy.

Kontrolowany podmiot ma obowiązek udostępnić dokumenty potwierdzające prawo do przetwarzania danych z PESEL oraz urządzenia do teletransmisji tych danych, a ponadto zapewnić kontrolującemu swobodny dostęp do swoich pomieszczeń.

Protokół kontroli

Kontrolujący dokumentują przebieg dokonywanych w czasie kontroli czynności i ich wyniki w założonych w tym celu aktach kontroli, a następnie sporządzają protokół kontroli. W protokole tym opisują stwierdzony w czasie kontroli stan faktyczny, a przede wszystkim ujawnione nieprawidłowości, podając ich przyczynę, zakres, skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne.

Protokół kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach: dla kierownika podmiotu kontrolowanego i dla ministra – według ustalonego wzoru.

Postępowanie w przypadku zastrzeżeń co do treści protokołu

Kierownik kontrolowanej jednostki ma siedem dni na podpisanie protokołu albo na złożenie zastrzeżenia, jeśli się nie zgadza z jego treścią. W przypadku, gdy złoży takie zastrzeżenia w formie pisemnej, kontrolujący mają obowiązek je przeanalizować i – jeśli jest taka konieczność – podjąć dodatkowe czynności kontrolne.

Jeśli zastrzeżenia są uzasadnione, kontrolujący zmieniają lub uzupełniają protokół kontroli. Natomiast, gdy nie uwzględniono tych zastrzeżeń (w całości lub w części), kierownik zespołu kontrolnego jest obowiązany dołączyć do protokołu pisemne stanowisko ministra, w którym wyjaśnia przyczyny ich nieuwzględnienia. W takiej sytuacji kierownik podmiotu kontrolowanego może odmówić podpisania protokołu, wyjaśniając na piśmie swe stanowisko.

Odmowa taka nie wstrzymuje jednak możliwości wystąpienia przez kierownika zespołu kontrolnego z wnioskiem o wydanie przez ministra decyzji cofnięcia zgody na udostępnienie temu podmiotowi danych z PESEL.

Kancelaria Prawna Skarbiec