ING Renault F1 Roadshow

Opis projektu
ING Renault F1 Roadshow to największa imprezasportowo-motoryzacyjna w Polsce, która miała miejsce w Warszawie wdniach 2-3 czerwca 2007. Impreza polegała na organizacji przejazduprawdziwego bolidu Formuły 1 ulicami miasta, poprzedzonego WielkąParadą Samochodów wyścigowych, rajdowych, kaskaderskich i osobowychoraz na zorganizowaniu atrakcji towarzyszących związanych z Formułą1, które były udostępnione w specjalnie powstałym MiasteczkuFormuły 1. Imprezie towarzyszyło pojawienie się gwiazdy zespołu INGRenault F1 Team - kierowcy Heikkiego Kovalainena - który zasiadł zasterami bolidu F1. Impreza zgromadziła 80 000 osób.

Określenie problemu i cele
ING Renault F1 Roadshow było wielkim wyzwaniem logistycznym. Nigdywcześniej w Polsce nie był organizowany przejazd jednomiejscowegosamochodu Formuły 1 po centralnych ulicach miasta, dlategoprzygotowując przejazd, trzeba było wybrać odpowiednią trasęspełniającą restrykcyjne wymogi bezpieczeństwa narzucone przezzespół Formuły 1 oraz miejsce nadające się do zorganizowaniamiasteczka z atrakcjami F1. Tak prestiżowy i rozbudowany projektwymagał także nawiązania współpracy z instytucjami oraz MiastemStołecznym Warszawa, które objęło honorowy patronat nadwydarzeniem.

Projekt wymagał także odpowiedniego wsparcia public relations.Głównym celem działań PR było maksymalne nagłośnienie imprezy orazzgromadzenie maksymalnie dużej publiczności na wydarzeniu, dlategogrupa docelowa była niezwykle szeroka i różnorodna. W programiekomunikacji szczególną uwagę należało zwrócić na harmonogramdziałań (uwzględniający również kalendarz GP Formuły 1) orazwykorzystanie synergii działań PR i działań promocyjnych.

Planowanie i strategia komunikacji
Przygotowanie strategii komunikacji Roadshow poprzedził wnikliwyaudyt medialny, który miał na celu zbadanie ilości i częstotliwościpojawiania się materiałów o Formule 1 w mediach o różnym profilu(zarówno ogólnopolskich jak i regionalnych), szczegółoweprzeanalizowanie tematyki pojawiających się artykułów orazokreślenie zainteresowań dziennikarzy zajmujących się F1. Audytwykazał konieczność dopasowania komunikacji Roadshow do kalendarzawyścigów Formuły 1 oraz potwierdził zasadność prowadzenia relacji zmediami o bardzo różnorodnym profilu.

Strategia komunikacji Roadshow opierała się na pięciu głównychfilarach. Po pierwsze, komunikacja nie ograniczała się tylko iwyłącznie do Warszawy, ale miała zasięg ogólnopolski. Po drugie,komunikacja do mediów została rozpoczęta stosunkowo wcześnie. Potrzecie, strategia zakładała systematyczną komunikację orazkumulację działań w okresie poprzedzającym wydarzenie. Po czwarte,istotnym elementem strategii było wykorzystanie synergii działań PRi działań promocyjnych. Po piąte, strategia zakładała zaangażowaniei ścisłą współpracę z patronami medialnymi.

Realizacja public relations
Komunikacjawydarzenia rozpoczęła się od uruchomienia dedykowanej stronyinternetowej, będącej kompendium wiedzy o projekcie zarówno dlafanów F1 jak i dla dziennikarzy oraz od ogólnopolskiego lobbingumediowego (nie zorganizowano konferencji prasowej).

Do współpracy przy wydarzeniu na zasadach patronackich zostałyzaproszone wiodące media w Polsce - Dziennik, Radio ZET, TVN,Interia, Auto Świat, Auto Motor i Sport. Ważna była takżewspółpraca z siecią kin Cinema City, w których odbyła sięogólnopolska kampania reklamowa promująca wydarzenie. Wszyscypatroni medialni zagwarantowali stałą obecność tematu Roadshow orazdotarcie do szerokiej i różnorodnej grupy docelowej. Współpraca ztelewizją obejmowała godzinną transmisję z wydarzenia realizowanąprzez telewizję TVN Turbo.

Przez cały okres poprzedzający wydarzenie prowadzone byłyintensywne działania typu media relations, które były skierowane dowszystkich rodzajów mediów zarówno ogólnopolskich jak iregionalnych. Z mediami w regionie prowadzone były działania nazasadach indywidualnych, polegające na organizacji konkursów znagrodami dla czytelników, którymi były gadżety i wejściówki VIP nawydarzenie.

Kampania promocyjna poprzedzająca wydarzenie opierała się nawspółpracy z siecią koncesjonerów Renault. W ich salonach zostaływyeksponowane plakaty oraz rozdawane ulotki. Wykorzystano takżebillboardy. W ramach promocji wydarzenia przeprowadzono w Warszawiemiejską kampanię plakatową, a ulotki o wydarzeniu można było takżeznaleźć w warszawskich autobusach i tramwajach. Do promocji imprezywykorzystano także ekspozycję repliki bolidu F1, która zostałaprzeprowadzona w Centrum Handlowym Złote Tarasy. Dodatkową promocjądla wydarzenia była wielkoformatowa reklama umieszczona na budynkubędącym siedzibą Renault .

O komunikacji do mediów nie zapomniano także w trakcie imprezy.W dniu 3 czerwca odbyła się oficjalna konferencja prasowa Roadshowz udziałem gwiazdy - Heikkiego Kovalainena, który przez około 45minut odpowiadał na pytania dziennikarzy.

Realizacja event
Przy realizacji projektuING Renault F1 Roadshow największym wyzwaniem było wybranie miejscanadającego się do organizacji imprezy. Istniało kilka czynników,które należało wziąć pod uwagę. W pierwszej kolejności trzeba byłopomyśleć o trasie, której nawierzchnia umożliwiałaby przejazdprawdziwego bolidu F1. Trasa przejazdu musiała być w miarę gładka,nie mogły przecinać ją tory tramwajowe i musiała być na tyle długa,aby bolid zdążył się na niej rozpędzić. Drugim kryterium wyborulokalizacji była przestrzeń pod ustawienie miasteczka Formuły 1, wktórym miały znaleźć się atrakcje dla publiczności. Po trzecie,docelowe miejsce musiało być położone w centrum miasta. Ze względuna wielkość potencjalnej publiczności i aspekt medialny, decyzjąstrategiczną było wybranie Warszawy na miejsce organizacjiwydarzenia.

Po przeanalizowaniu wszystkich czynników i przeprowadzeniupomiarów, okazało się, że miejscem, które spełnia oczekiwania jestMost Świętokrzyski i Wybrzeże Kościuszkowskie oraz park na tyłachBiblioteki Uniwersyteckiej Uniwersytetu Warszawskiego, gdzieostatecznie impreza została zorganizowana.

Po wybraniu trasy przejazdu, kolejnym wyzwaniem było wybudowanieulicznego toru Formuły 1. Zadanie polegało na stworzeniuodpowiednich warunków do przejazdu prawdziwego bolidu Formuły 1,który pędził z szybkością 250 km/godz. Zazwyczaj samochody takieporuszają się na specjalnie do tego przystosowanych obiektachzamkniętych. Istotnym elementem briefu w tym zakresie było takiezaprojektowanie trasy, aby bolid nie był oddalony od publiczności,która miała mieć możliwość obejrzenia go z jak najbliższejodległości. Przy konstruowaniu trasy najważniejszą sprawą byłakwestia wytyczenia stref dla publiczności, dróg ewakuacyjnych orazzabezpieczenia toru za pomocą separatorów drogowych oraz płotkówZOMO. Przy zabezpieczeniu trasy przejazdu istotną rolę odgrywałatakże ochrona oraz komisarze toru.

Miasteczko Formuły 1 składało się z kilkunastu namiotówusytuowanych na Skwerze kpt. "Cubryny". Największym magnesemMiasteczka była ciężarówka zespołu Renault, przy której byływyeksponowane bolidy Formuły 1. Obok stał namiot ekspozycyjny, wktórym można było podziwiać samochody sportowe, rajdowe ikaskaderskie oraz historyczne modele bolidów Formuły 1. Z namiotemekspozycyjnym sąsiadowały namioty Karoliny Czapki - dwukrotnejmistrzyni Polski w klasie H-2000 i Natalii Kowalskiej - pierwszejPolce jeżdżącej w Formule Renault 2.0 - w których można byłoobejrzeć gokarty, bolid Formuły Renault 2000 oraz rajdowe autoRenault Clio. Dodatkowymi atrakcjami dla zwiedzających byłysymulatory F1 sprowadzone z Francji, a zwłaszcza pit stop(symulacja zmiany czterech kół w bolidzie na czas), symulatory PlayStation, kino prezentujące historię Formuły 1, samochody i atrakcjeoferowane przez Szkołę Jazdy Renault, dmuchańce oraz specjalny torwyścigowy z miniaturowymi bolidami F1 dla dzieci, a także namiot"Strefa bezpieczeństwa", gdzie można było zobaczyć mechanizmfunkcjonowania poduszek powietrznych. Miejscem skupiającym uwagępubliczności była także duża scena główna, na której IrekBieleninik prowadził konkursy wiedzy na temat F1.

Niedziela, 3 czerwca, była punktem kulminacyjnym całegowydarzenia. Głównymi atrakcjami dnia była Wielka Parada Samochodóworaz przejazd bolidu F1. W Paradzie wzięły udział samochodyosobowe, rajdowe, wyścigowe i kaskaderskie. Częścią parady byłatakże animacja kartingowa, w której wzięły udział Karolina Czapka iNatalia Kowalska. Jedną z największych atrakcji Parady byłamożliwość obejrzenia rzadko spotykanych samochodów wyścigowych,takich jak bolid Formuły Renault 2000, a także pokaz kaskaderskisłynnego brytyjskiego kaskadera Terriego Granta. Największe emocjewiązały się jednak z wielkim show bolidu F1. Heikki Kovaleinenzachwycił publiczność szybkością, dźwiękiem silnika oraz kręconymiz pasją "bączkami".

Ewaluacja
Prowadzone działania zakończyły się wielkim sukcesem mierzalnymszerokim oddźwiękiem w mediach. We wszystkich mediach pojawiło siękilkaset publikacji i emisji na temat wydarzenia. Informacje oimprezie znalazły się w dniu wydarzenia we wszystkich telewizyjnychprogramach informacyjnych. Relacje z Formuły 1 w Warszawiedominowały przez dwa dni w kanale TVN24. Również poranny program"Dzień Dobry TVN" był w dużej części poświęcony Roadshow, a wstawki"na żywo" były realizowane w miejscu imprezy.

Organizacja
Organizatorem imprezy byłoRenault Polska. Agencja Allegro była odpowiedzialna za kompleksowąrealizację całego wydarzenia oraz przygotowanie strategii działańPR i jej prowadzenie.