Co grozi pracodawcy zatrudniającego małżonka w swoje firmie

Czy można zawrzeć umowę o pracę z małżonkiem?

Przepisy prawa pracy nie zabraniają zawierania umów o pracę pomiędzy małżonkami. Niezależnie od tego, analizując orzecznictwo w tym zakresie, można wnioskować, iż umowa o pracę zawarta między współmałżonkami nie wywołuje skutków prawnych i nie prowadzi do powstania stosunku pracy, bowiem brak jest pracowniczego podporządkowania (ze względu na "partnerski" stosunek małżeństwa wykluczający podporządkowanie w jakiejkolwiek dziedzinie). Ponadto, inne względy podatkowe i powstające w ramach ubezpieczeń społecznych wskazują, że umowa o pracę zawarta ze współmałżonkiem może zmierzać wyłącznie do tworzenia fikcji prawnych.

Jednakże uwzględniając, iż nie istnieje norma prawna, która zabraniałaby nawiązywania stosunku pracy między osobami bliskimi, a także biorąc pod uwagę zasadę równości obywateli wobec prawa, należy uznać, że strony tego stosunku mają wolny wybór w tym zakresie. Wyłącznie od ich woli zależy, czy zostanie zawarta umowa o pracę.

Zawarcie umowy o pracę nie ma jednak wpływu na obowiązki wynikające z przepisów ubezpieczeń społecznych. Jeżeli pracownik spełnia kryteria określone dla osób współpracujących, dla celów ubezpieczeń społecznych jest traktowany jako osoba współpracująca. Podobnie jest z przepisami podatkowymi, które odmiennie traktują osobę współpracującą od pracownika.

Zazwyczaj z tego powodu małżonkowie nie nawiązują między sobą umowy o pracę, jeśli jednak  mają jakiś w tym interes, prawny czy też faktyczny, mogą bez żadnych ograniczeń to zrobić. 

Kogo można uznać za osobę współpracującą?

Definicję osoby współpracującej zawierają przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej bądź umowy zlecenia; nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Definicję tę precyzuje orzecznictwo Sądu Najwyższego. O współpracy przy działalności gospodarczej można mówić wówczas, gdy występują łącznie:

- istotny ciężar gatunkowy działań współpracownika, które nie mogą mieć charakteru wtórnego (charakter wtórny ma np. czynność wystawienia faktury za wykonane roboty budowlane);
- bezpośredni związek z przedmiotem działalności gospodarczej;
- stabilność i zorganizowanie;
- znaczący czas i częstotliwość podejmowanych robót.

Współpracujący musi mieć istotny wpływ na prowadzoną przez małżonka działalność. Wartość działania w ramach współpracy musi być znacząca. Z terminem „współpraca” wiąże się także cecha stałości - stabilności ekonomiczno - zawodowej osoby zainteresowanej. Zasadne jest też przyjęcie, że wykonywana przez osoby współpracujące działalność powinna charakteryzować się zorganizowaniem i pewną ciągłością. Nie może zatem stanowić w sensie prawnym współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej sporadyczne, podejmowane okazjonalnie, zajmujące nikłą ilość czasu wystawianie faktur, czy wydawanie ad hoc (gdy nie ma pracownika) towaru. Znaczenie gospodarcze, organizacyjne i stabilność takich działań są znikome i nie kwalifikują się do oceny, iż w sensie prawnym dochodzi do „współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej”.

Aby więc ocenić, czy pomoc świadczona przez małżonka może być uznawana za współpracę w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, należy uwzględnić nie tylko charakter i rodzaj czynności podejmowanych przez członka rodziny, ale także czas potrzebny na ich wykonanie, ich wartość i zorganizowanie. Na taką ocenę nie wpływa fakt zawarcia umowy o pracę czy zlecenia.

Należy odnieść się także do obowiązków małżonków wynikających z Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego, bowiem wspólne działanie małżonków jest naturalnym elementem rodziny, mającym swoje uzasadnienie gospodarcze i społeczne. Okazjo¬nalna pomoc, jaką świadczy osobie prowadzącej działalność gospodarczą w tej działalności jego małżonek, prowadzący z nim wspólne gospodarstwo domowe, sta¬nowi konsekwencję obowiązku małżonków do wzajemnej pomocy oraz współdziała¬nia dla dobra rodziny, którą przez swój związek założyli. Nie można więc każdej pomocy kwalifikować jako „współpraca przy działalności gospodarczej”, bez uwzględnienia obowiązków małżeńskich.

Koniecznie należy zgłosić małżonka do ZUS

Osoby współpracujące obowiązkowo podlegają ubezpieczeniom: emerytalnym, rentowym i zdrowotnym. Ubezpieczenia te opłacane są na takich samych zasadach, jakie obowiązują osobę prowadzącą działalność gospodarczą. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.

W przypadku, gdy orzeczona zostanie separacja lub rozwód pomiędzy małżonkami, wówczas ich wzajemna sytuacja się zmienia. Nie prowadzą już wspólnego gospodarstwa, nie można więc uznać takiego małżonka za osobę współpracującą. Musi więc zostać wyrejestrowana z ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego i zarejestrowania jako pracownik. Powinna zostać także zawarta pomiędzy nimi umowa o pracę lub umowa zlecenia, jeśli dotychczas takiej nie było.

Niezgłoszenie małżonka do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych może mieć bardzo poważne konsekwencje. Jeśli ZUS zakwalifikuje pomoc małżonka w firmie jako współpracę przy działalności gospodarczej, który uzyska w ten sposób status osoby współpracującej, wówczas żądać będzie korekty deklaracji zgłoszeniowych oraz zapłaty należnych składek.

To jeszcze nie wszystko. Od niezapłaconych składek naliczone mogą być odsetki i kary za zwłokę. Dodatkowa opłata może wynosić nawet 100 % nieopłaconych składek. Składki oraz odsetki za zwłokę, koszty egzekucyjne, koszty upomnienia i dodatkowa opłata - nieopłacone w terminie, podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub egzekucji sądowej.

Należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagane.

Zatrudnienie małżonka a rozliczenie z urzędem skarbowym

Osoba współpracująca otrzymująca stałe wynagrodzenie, traktowana jest przez przepisy podatkowe tak samo, jak pracownik. Nie jest do tego potrzebna umowa o pracę. Wystarczy, gdy regularnie oddawane są do dyspozycji takiej osoby środki finansowe stanowiące  wynagrodzenie za wykonaną pracę.

Od wypłaconego wynagrodzenia przedsiębiorca powinien odprowadzić do US zaliczkę na podatek dochodowy. Wynagrodzenia takiego jednak przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Składki opłacane na ubezpieczenia społeczne osoby współpracującej finansowane są przez przedsiębiorcę w całości z jego własnych środków. Przedsiębiorca opłacając za osobę współpracującą składki na ubezpieczenia społeczne, może je odliczyć od dochodu, a ubezpieczenie zdrowotne od podatku.

Z zasady nieodpłatne świadczenia – w tym przypadku w postaci pracy - są źródłem przychodu z działalności gospodarczej. Na szczęście przepisy podatkowe przewidują zwolnienia w tym zakresie, mianowicie wolne od podatku są: - wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, otrzymanych od osób zaliczonych do I i II  grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadku i darowizn. Do ww. grup zalicza się najbliższą rodzinę, w tym małżonka.

autor: Kancelaria Prawna Skarbiec